Gestión Logística interna de los alimentos

 

Definición 

Conjunto de operaciones que se realizan en el Banco de Alimentos de Valladolid (BAV) para clasificar, recepcionar, almacenar y distribuir los alimentos entre las Entidades Benéficas (EB).

 

Tratamiento de los alimentos 

Tipos de alimentos

Se tienen definidos, clasificados y codificados una serie de alimentos (aceite, yogures, conservas vegetales, platos preparados, pasta, leche, etc.), en los cuales se encuadran la práctica totalidad de los productos alimenticios que entran en el (BAV).

Exámen de los alimentos

Cuando un alimento entra en el (BAV), se le somete a un reconocimiento visual de una serie de parámetros que determinarán su encuadramiento, su posterior distribución y su reparto final. Los parámetros a tener en cuenta son:

El aspecto visual

Si viene a granel/envasado/tipo de envasado (paquete, botella, brik, etc)

El estado general de conservación

Si viene etiquetado, información que proporciona la etiqueta.

Fecha de caducidad / Consumo preferente

Aspecto muy importante a tener en cuenta al recepcionar un alimento.

La fecha de caducidad se indica en productos que son muy perecederos y con riesgo microbiológico: carnes y pescados crudos y frescos, que duran pocos días y donde puede haber bacterias patógenas. Una vez pasa la fecha de caducidad, el producto no debe consumirse, ya que hay riesgos de que se encuentre en mal estado, estropeado y puede incluso ser peligroso por la presencia de bacterias patógenas.

La fecha de consumo preferente se aplica a productos bastante más duraderos y que son estables. Una vez pasada esta fecha pueden haber perdido parte de sus propiedades, como presentar un sabor algo rancio, tener menos aroma o que éste sea extraño, cambiar de textura, de color... pero no hay riesgo microbiológico.

El (BAV) NO entrega alimentos caducados, pero SI entrega alimentos con la fecha de consumo preferente rebasada.

Modo de reparto

Otros aspectos a tener en cuenta al examinar los alimentos es como se van a repartir y así establecer los criterios de:

Unidad de reparto (al peso, por cajas, por unidades, por packs, etc.)

Urgencia en el reparto (dependiendo de fecha de caduc./cons. preferente)

Tipo de entidad a la que se va a entregar ( entidad de consumo y/o reparto)

 

Gestión de las entradas de alimentos

Registro de entrada

Con todos los datos obtenidos en el examen de los alimentos, se registran informáticamente las entradas y se confecciona una ficha de cada alimento que acompaña al mismo hasta su distribución final entre las (EB) y así poder seguir la trazabilidad de los alimentos.

Ubicación en almacén

Una vez registrado de entrada y en función de determinados parámetros (cantidad, fechas de cad/con.pref, existencias) se le asigna un destino final, bien en la zona de “picking”, para su distribución inmediata o bien se le asigna una ubicación en almacén.

 

Organización de los beneficiarios

Tipos de beneficiarios

Los beneficiarios del (BAV) están integrados en una serie de (EB), que en función de su naturaleza, su actividad social y otras posibles circunstancias, se agrupan en:

Entidades de Consumo.- Cocinan  y consumen los alimentos en sus instalaciones y son destinados a su propio consumo y/o al de sus beneficiarios.

Entidades de Reparto.- Distribuyen  los alimentos recibidos de forma directa entre sus beneficiarios  (familias, colectivos, personas individuales, etc.)

Entidades Especiales.- Entidades que por su tipología, especificación y circunstancias especiales, solamente demandan ciertos productos en determinados momentos y circunstancias (desayunos, meriendas, café en invierno, etc).

 

Gestión de las salidas de alimentos

Calendario de entrega de pedidos

Una vez al mes se hace entrega a las (EB) el lote de alimentos que conforman el pedido mensual y para su distribución utilizamos un procedimiento sencillo, fijo y ágil, en el que a cada entidad se le asigna un día fijo del mes (1º martes, 3º jueves, etc.). Ese día es el mismo para todos los meses del año. Se utilizan las cuatro semanas completas del mes y los días sobrantes, se emplean para absorber posibles festivos e incidencias.

Confección de la hoja de pedido

Para realizar esta tarea se manejan una serie de tablas,  parámetros y circunstancias, que permiten preparar los pedidos con la mayor equidad, lógica y continuidad posible.

Circunstancias y parámetros a tener en cuenta:

Cada alimento tiene asignado una cantidad a entregar por persona y mes.

Las (EB) reciben los alimentos en función del número de beneficiarios que tengan asignados. Se distingue entre adultos, niños hasta 2 años y lactantes hasta 6 meses.

Dependiendo que la (EB) sea de consumo o reparto se entregan los alimentos en distintos formatos.

No todas las (EB) reciben los mismos alimentos ni en la misma cantidad.

Estos criterios ocasionalmente se modifican temporalmente para adaptarse a situaciones extraordinarias.

Preparación y entrega de los pedidos

Con la hoja de pedido ya confeccionada se procede a la preparación física del mismo. En la zona de “picking” y articulo por articulo se prepara el pedido teniendo en cuenta la partida, la cantidad y/o el peso de cada artículo.

En la fecha fijada para la entrega cada entidad retira su pedido con una copia de la hoja albarán de salida.

 

Repartos especiales de alimentos

Mermas de Supermercados

Denominamos mermas a una serie de productos que los supermercados retiran de la venta y que diariamente se recogen, se transportan, se revisan y se recepcionan, para su entrega al día siguiente a una serie de (EB) de consumo que quieren participar en este programa de reparto.

Estas mermas están compuestas principalmente por frutas y verduras variadas, así como una serie de productos (bollería del dia, paquetes abiertos, productos con fecha muy próxima, etc) que se engloban en el concepto de perecederos varios, que son los que se reparten a las (EB) que reciben mermas. El resto de productos que se retiran de los supermercados pasan a la zona de  “picking” para su distribución normal.

Distribución semanal de frutas y/o verduras

Semanalmente y a través del FEGA (Fondo Español de Garantía Agraria) se reparte fruta y/o verdura a una serie de (EB) que han solicitado participar en este programa. El procedimiento es bastante complejo, debido a que estos productos requieren un reparto casi inmediato, que la fecha y hora de recepción es variable y que todas las (EB) que participan en el programa no tienen el mismo calendario de recepción, ni el mismo coeficiente asignado de fruta/verdura y no siempre quieren recibir todos los productos, ni participar en todos los repartos.

Con todos estos parámetros y en función del tipo de producto (fruta/verdura), variedad del mismo, cantidad a repartir, día y hora de llagada del camión y época del año. Se confecciona un calendario de reparto en el que se especifican las (EB) que reciben fruta/verdura, la cantidad asignada y la fecha de entrega. Por último se procede a la ejecución del mismo, mediante la entrega de los pedidos a las (EB) que participan en el citado reparto.

Intercambio de alimentos con otros Bancos

Entre los distintos (BA) se producen intercambios de alimentos, esta tarea se realiza mediante contactos personales, telefónicos, o bien través de la plataforma informática que se ha creado para dicho fin, todos los (BA) pueden acceder para ofrecer alimentos que le sobran y que otros puedan necesitar, así como demandar alimentos que ofrecen otros (BA).

Los intercambios de alimentos se realizan normalmente por medio de agencia de transportes y esporádicamente con medios propios.

Suspensión temporal del F.E.A.D.

F E A D.-Son las siglas del Fondo Europeo de Ayuda a Desfavorecidos.

En el apartado correspondiente al FEAD de esta misma página de describe como funciona este programa de ayuda.

 A las (EB) que reciben alimentos procedentes de este programa, el (BAV) suspende temporalmente la entrega de dichos alimentos, en función de las cantidades y ratios recibidos del FEAD y los coeficientes de los citados alimentos establecidos por el (BAV) para los pedidos mensuales.

Ejemplo.- Si el FEAD entrega 1Kg de arroz por persona y el coeficiente del (BAV) está establecido para sus pedidos en 0,5Kg. La (EB) que recibe arroz del FEAD, estará dos meses sin recibir arroz en los pedidos mensuales del (BAV).